Certificado Digital é um arquivo ou dispositivo que funciona como uma assinatura eletrônica com validade jurídica que pode ser usado por pessoas jurídicas e pessoas físicas.

Todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.

A nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos que estão sujeitas à incidência do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. O Certificado Digital e a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda estadual garantem a validação da nota fiscal.

As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital, mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.

Em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.

IMPORTANTE:

  • Com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
  • No caso de MEI - Microempreendedor Individual, em alguns Estados da Federação não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no Estado em que atua.

Além da obrigatoriedade definida por lei, é necessário considerar os benefícios que o Certificado Digital proporciona à pessoa que faz uso, seja ela física ou jurídica:

  • aumenta a credibilidade e a confiabilidade do emissor da mensagem ou da negociação;
  • reduz custos (documentos eletrônicos com validade jurídica não precisam de reconhecimento de firma em cartório);
  • diminui significativamente a burocracia;
  • minimiza as chances de fraude dentro da empresa;
  • proporciona maior privacidade e segurança nas transações eletrônicas.

O tipo de certificado usado pelas empresas é do tipo e-CNPJ, e pode ser A1 (arquivo digital) ou A3 (armazenado em um dispositivo como token USB ou cartão inteligente.

O Certificado Digital é muito comum no âmbito corporativo, usado por pessoas jurídicas, porém, não é um documento que beneficia somente as empresas. O certificado digital pode e deve ser utilizado também por pessoas físicas em diferentes situações.

É um arquivo eletrônico e tem como objetivo substituir a assinatura tradicional, funcionando como uma assinatura digital com validade jurídica e total segurança, sem risco de fraudes.

É uma solução moderna disponível para qualquer pessoa que desejar proteger suas informações e assegurar sua autenticidade, confidencialidade e integridade.

Pode ser adquirido no formato digital, assim como em um hardware, como smart card ou token.